Desafio Hub MG e Seed Gov:
6: Como reduzir o tempo de recebimento do auxílio de bolsas de incentivo à pesquisa da FAPEMIG pelos estudantes e pesquisadores no Estado de Minas Gerais, considerando o aumento do número de beneficiados?​

Início 23/10/2022
| Fim 21/11/2022

descrição

Para cumprir seus objetivos, a FAPEMIG apoia a pesquisa e a inovação científica e tecnológica, por meio de diversas modalidades de fomento, conforme seus Programas específicos, a partir da concessão de apoio e recursos financeiros, tais como Auxílios e Bolsas. As bolsas são aporte de recursos financeiros, em benefício de pessoa física, voltado à capacitação de recursos humanos ou execução de projetos de pesquisa científica e tecnológica e desenvolvimento de tecnologia, produto, processo ou serviço, e às atividades de extensão tecnológica, de proteção da propriedade intelectual e de transferência de tecnologia, que não importem contraprestação de serviços.

A concessão de bolsas contribui para a iniciação de estudantes de graduação em atividades de pesquisa científica, tecnológica e/ou de inovação; induz a formação e a capacitação de estudantes e/ou pesquisadores em áreas específicas do conhecimento; entre outras finalidades.

Para permitir a concessão desse auxílio, há o processo de recebimento de bolsas contando com o envolvimento do Departamento de Programa de Bolsas e Eventos Técnico e dos departamentos financeiro, orçamentário e de prestação de contas da FAPEMIG. Além de ter um grande relacionamento com as instituições de ensino superior do Estado de Minas Gerais (públicas e particulares) e seus estudantes.

O processo de recebimento de bolsa consiste nas etapas seguintes: formalização do instrumento jurídico; implementação do bolsista pela instituição de ensino superior; geração de solicitação de pagamento; processamento da solicitação de pagamento e recebimento do auxílio pelo estudante.

A fim de mensurar esse processo, são utilizados o tempo de análise da documentação do bolsista; tempo do pagamento efetivo da bolsista e o número de bolsistas beneficiados. Com a retomada do financiamento de Programas que preveem a concessão de bolsas, o número de estudantes e instituições de ensino superior beneficiados tendem a crescer. Para atender tal crescimento, há uma necessidade em revisar e melhorar o processo de recebimento do auxílio, além de atualizar o sistema interno atual de gestão.

O sistema de gestão vigente não permite realizar o acompanhamento de todas as etapas do processo de recebimento de bolsa descrito anteriormente. Por isso, os departamentos envolvidos utilizam formas auxiliares de controle, por meio de planilhas em Excel.



Benefícios esperados:

A melhoria do processo de recebimento de bolsa;

Criação de uma ferramenta de gestão voltada para o processo;

Confiabilidade e celeridade da análise interna, reduzindo o tempo de recebimento do auxílio de bolsas pelos estudantes e pesquisadores;

Redução dos incidentes de retrabalho na equipe envolvida.