Desafio Hub MG e Seed Gov:
48: Como podemos otimizar o monitoramento e transparência da execução dos Termos de Parceria e Contratos de Gestão celebrados pelo Estado de Minas Gerais?

Início 23/10/2022
| Fim 21/11/2022

descrição

A execução de políticas públicas em parceria com Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (Oscip's) e Organizações Sociais (OS) é uma iniciativa que busca a melhoria da qualidade dos produtos e serviços oferecidos à sociedade, garantindo eficiência na gestão dos recursos públicos. Ao integrar Governo e Sociedade Civil, as parcerias proporcionam a institucionalização da ação governamental articulada com entidades do Terceiro Setor. A Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – Seplag é responsável pela coordenação do Programa de descentralização da execução de serviços para o terceiro setor. Cabe à Superintendência Central de Parcerias com o Terceiro Setor da Seplag estabelecer normas e diretrizes metodológicas para o desenvolvimento do modelo de parcerias Oscip´s e OS em Minas Gerais, além de aprimorar os mecanismos utilizados nos Termos de Parceria e Contratos de Gestão, bem como orientar os órgãos e entidades do Poder Público e as entidades sem fins lucrativos sobre esses instrumentos de contratualização por resultados.

Sendo a efetividade, eficiência e qualidade na aplicação dos recursos públicos princípios norteadores do modelo de parcerias, os processos de acompanhamento, monitoramento e avaliação são contínuos e sistematizados, de modo a garantir a conformidade do cumprimento das metas pactuadas. Assim, são processos nevrálgicos que demandam aprimoramento metodológico contínuo a partir da prática de quase duas décadas de execução das parcerias com Oscip e OS em Minas Gerais.

Considerando os avanços tecnológicos e o ganho exponencial de eficiência a partir da inserção de novas tecnologias, sistemas e ferramentas capazes de promover a transformação digital em realidades burocratizadas, pretende-se otimizar os processos de execução, acompanhamento e monitoramento dos Termos de Parceria e Contratos de Gestão celebrados pelo Estado de Minas Gerais. Para tanto, é essencial entender a lógica e fluxos do atual modelo de parcerias, para verificação dos ganhos em eficiência e transparência a partir do desenvolvimento e aplicação de novas tecnologias.

Os resultados obtidos pelas parcerias com Oscip e OS são avaliadas, no mínimo, trimestralmente. Para realização desta avaliação, cabe ao parceiro privado o preenchimento de um relatório descritivo acerca das metas realizadas, conforme programa de trabalho pactuado, bem como a elaboração de relatório financeiro contendo o fluxo dos gastos no período. O Órgão Público signatário do instrumento deve verificar a coerência dos dados apresentados e produzir relatório de monitoramento, além de checar a regularidade dos processos de compras e contratações realizados pela parceira. O relatório de resultados da Oscip ou OS e o de monitoramento do Órgão são originalmente elaborados em formato Word e carregados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, já o relatório financeiro é formatado em Excel. A checagem da regularidade dos processos de compras e contratações em maioria é feita fisicamente por representantes da Administração Pública. Para cada gasto registrado no relatório financeiro deve ter associado um processo que, como regra geral, contém registro da solicitação da compra ou contratação, aprovação, cotação de fornecedores no mercado, ateste da realização do serviço ou entrega do produto, Nota Fiscal e comprovante de pagamento.

Embora algumas etapas do processo descrito tenham sido otimizadas a partir da utilização de ferramentas que permitem a assinatura digital dos documentos, mitigando a necessidade de registro e tramitação em formato físico, a ausência de um sistema ou plataforma digital que possibilite a execução do processo de ponta-a-ponta em um único meio, eleva os custos administrativos associados à burocracia processual. A obrigatoriedade de cumprimento do processo está relacionada à efetividade dos resultados e regularidade dos meios, porém, os custos elevados estão associados à indisponibilidade de uma ferramenta para sua otimização.



Benefícios esperados:

Transformação digital dos processos de execução, acompanhamento e monitoramento das parcerias, com aumento da eficiência, transparência e otimização do trabalho e consequente redução dos custos administrativos;

Desenvolvimento de um sistema ou plataforma digital com integração ponta-a-ponta do processo;

Acompanhamento em tempo real da execução, permitindo correção de rotas e mitigação conjunta dos parceiros dos desafios enfrentados;

Registro fidedigno e compartilhamento das informações com possibilidade de extração de relatórios consolidados a qualquer tempo;

Sistematização das compras e contratações diminuindo a burocracia processual e garantindo maior agilidade e eficiência;

Facilitar a execução e o acompanhamento por parte dos envolvidos nos processos, bem como permitir a sistematização metodológica, objetividade e transparência das informações para disponibilização para os Órgãos de Controle e/ou qualquer interessado.