Desafio Hub MG e Seed Gov:
44: Como podemos otimizar a rastreabilidade dos bens móveis da Secretaria?

Início 23/10/2022
| Fim 21/11/2022

descrição

O controle de bens móveis consiste em atividade de grande importância e responsabilidade, na qual se exige um gerenciamento e controle eficiente para o sucesso de uma organização. Na administração pública, esse processo requer maior atenção, pois seus bens são adquiridos através de recursos públicos, por isso é importante o planejamento, controle e distribuição eficiente desses bens, a fim de preservar o patrimônio público e atender as normas da legislação em vigor.

Atualmente, o controle patrimonial é realizado através de etiquetas com códigos de barras, que possibilitam realizar a conferência dos bens através de um leitor de código de barras. Ou seja, esse processo necessita da intervenção humana (in loco), para a localização e identificação do bem.

O inventário anual de materiais e bens patrimoniais é obrigatório a todos os órgãos e entidades do estado de Minas Gerais. Em 2012, a Secretaria de Estado e Planejamento/MG implantou o projeto de automação do processo de inventário de bens permanentes com uso do aparelho coletor de dados que lê os códigos de barras de plaquetas de identificação.

Apesar disso, persistiram lacunas de eficiência no processo, uma vez que a dependência do coletor gera aumento de custos vinculados à aquisição e distribuição, morosidade no processo, além de limitações tecnológicas do próprio aparelho. Assim, percebeu-se a necessidade de aperfeiçoar o processo de inventário patrimonial de bens móveis agregando maior agilidade, segurança, economicidade e eficiência, sendo este o objetivo geral.

Para isso, foi desenvolvido o aplicativo móvel Inventário APP. Em 2017 o aplicativo foi disponibilizado para todos os órgãos e entidades do setor público estadual de Minas Gerais a fim de expandir os benefícios alcançados. A sua implementação trouxe celeridade e mobilidade ao processo e economia aos cofres públicos.

Além disso, o Estado de Minas Gerais utiliza o Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços (SIAD) para, também, registrar a movimentação interna do patrimônio de cada secretaria. Ressalta-se que, além da grande quantidade de bens sob posse da Sejusp, estes encontram-se dispersos em diversas unidades administrativas.

O desafio, portanto, é otimizar a rastreabilidade dos bens móveis da Secretaria, de forma que as informações registradas no SIAD coincidam, precisamente, com os bens localizados em cada unidade. A movimentação interna de móveis sem o devido registro acarreta na discrepância entre as informações do sistema e a realidade. Com isso, os bens não localizados provocam a abertura de processos administrativos, gerando custos desnecessários à administração pública.



Benefícios esperados:

Otimizar o processo de realização do inventário da Secretaria;

Identificar, com facilidade e tempestividade, a localização dos bens móveis permanentes da Secretaria;

Reduzir o tempo e os recursos despendidos com processos administrativos decorrentes de bens não localizados (devido a falhas de registro no SIAD).