Desafio Hub MG e Seed Gov:
42: Como podemos reduzir o passivo de prestação de contas de convênios e parcerias do Estado de Minas Gerais?

Início 23/10/2022
| Fim 21/11/2022

descrição

Atualmente, a Secretaria de Estado de Governo é um dos órgãos estaduais que mais transfere voluntariamente recursos financeiros aos municípios e organizações da sociedade civil para a consecução de finalidades sociais. Os principais instrumentos jurídicos para a efetivação desses repasses são os convênios e termos de fomento (firmados com Organizações da Sociedade Civil).

No que tange à procedência de recursos, destacam-se: os recursos do tesouro de livre procedência consignados no Orçamento Estadual por meio do Programa de Apoio ao Desenvolvimento Municipal (PADEM) e as Emendas Parlamentares.

No que diz respeito a essa última fonte, a Emenda Constitucional nº 96/2018 introduziu, no Estado de Minas Gerais, o chamado “Orçamento Impositivo”, ou seja, as emendas parlamentares estaduais são de execução orçamentária e financeira obrigatória. Já o valor correspondente a essas emendas é calculado considerando a Receita Corrente Líquida (RCL) efetivada no exercício anterior, ocorrendo um aumento progressivo conforme art. 140 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da CE/89. Com a edição das Emendas Constitucionais n.º 96/2018 e n.º 100/2019, a gestão dos convênios de saída e parcerias tornou-se mais complexa. Em parte, devido ao expressivo montante de recursos direcionados aos órgãos.

Por conseguinte, é relevante o número de convênios e parcerias em etapa de prestação de contas (obrigação enunciada pelo artigo 70 da CF/88) em contraposição à capacidade operacional da unidade administrativa responsável pela análise documental. Tal descompasso tem o potencial de ocasionar: o descumprimento sistemático dos prazos legais de análise, o prejuízo ao direito, à segurança jurídica, à ampla defesa e ao contraditório do responsável apurado (tendo em vista o significativo lapso temporal entre o fato gerador do dano e a notificação emitida pela Secretaria), a elevação de valores a serem ressarcidos em razão da necessidade de atualização do dano apurado, a prescrição da pretensão ressarcitória quando apurado danos ao erário, aumento do risco de responsabilização dos gestores envolvidos, dentre outros.

Além da quantidade expressiva de processos que compõem o passivo, é necessário buscar soluções para os problemas de organização interna que afetam a Diretoria de Prestação de Contas, tais como: a ausência de critérios mais assertivos e automatizados de priorização e distribuição de processos, ausência de controle de prazos legais, falta de ferramentas para a notificação automatizada dos convenentes e parceiros, ausência de ferramenta para auxílio nos cálculos desenvolvidos (o que implica em falta de padronização das análises), dentre outros.

Ademais, verifica-se a baixa capacidade técnica das equipes dos municípios e Organizações da Sociedade Civil que firmam os instrumentos para a transferência voluntária, o que impacta na análise documental na etapa de prestação de contas, pois, com frequência são enviados documentos incompletos e/ou incorretos.

Atualmente, o controle de processos ocorre por meio de planilhas de excel, preenchidas a partir de relatórios extraídos do sistema SIGCON e, principalmente, manualmente. Não há sistemas ou ferramentas utilizadas durante a análise, apenas, sistemas para o peticionamento dos documentos.

Visando a mitigação dos riscos e a melhoria qualitativa, atualmente estão sendo elaborados fluxogramas do processo de Prestação de Contas.

Informações adicionais sobre o processo de Prestação de Contas:

As prestações de contas dos convênios de saída firmado com a SEGOV são peticionadas pelos municípios e Organizações da Sociedade Civil (OSCs) parceiras no sistema SEI, com previsão de peticionamento no sistema SIGCON. Somente a partir do ano de 2020 o processo de celebração de convênios iniciou-se em meio exclusivamente eletrônico. Portanto, para instrumentos firmados em anos anteriores, trabalha-se com processos híbridos (meio físico e meio eletrônico);

Os documentos a serem apresentados para a análise de prestação de contas de convênios encontram-se relacionados no artigo 55 do Decreto Estadual n.º 46.319/2013;

No âmbito da SEGOV, a análise de prestação de contas envolve a manifestação da área por meio de pareceres técnico (unidade responsável: Diretoria de Projetos Técnicos) e financeiro (unidade responsável: Diretoria de Prestação de Contas);

A comprovação de despesas dos convênios é feita por meio de documentos originais, em primeira via ou documento equivalente, como faturas, recibos, notas fiscais, eletrônicas ou não;

Conforme art. 58 do Decreto Estadual n.º 46.319/2013, o parecer técnico é o documento que versará sobre o cumprimento da execução física e do plano de trabalho e o alcance dos objetivos do convênio de saída. Já o parecer financeiro dispõe sobre a correta e regular aplicação dos recursos do convênio de saída, correlacionando o nexo entre receitas e despesas e toda movimentação bancária;

Quando identificada irregularidade na análise dos documentos, a Diretoria de Prestação de Contas notifica o convenente abrindo-lhe prazo de 30 dias para o saneamento;

Deve-se diferenciar a forma de análise da prestação de contas de reforma ou obra realizadas sob o regime de execução direto do regime de execução indireto, especialmente no tocante à comprovação de despesas com mão de obra e pagamento de tributos;

A prestação de contas das Organizações da Sociedade Civil, regidas pela Lei 13.019/2013, diferencia-se da prestação de contas dos convênios de saída, tendo em vista o foco no alcance de resultados, além de importar em análise do gestor da parceria (figura inexistente nos convênios firmados no âmbito da SEGOV) e procedimentos e prazos diferenciados. Para tanto, deve-se atentar ao disposto no Capítulo VII do Decreto Estadual n.º 47.132/2017.

Benefícios Esperados:

Possibilitar a automatização de parte da análise financeira da Prestação de Contas dos convênios e parcerias, com o desenvolvimento de ferramenta que auxilie o analista, inclusive, no desenvolvimento dos cálculos da Prestação de Contas, sem a dependência de preenchimento de informações pelo município/entidade parceira;

Reduzir o passivo de processos em etapa de prestação de contas da SEGOV;

Cumprimento dos prazos legais de análise de prestação de contas;

Incrementar a qualidade das análises de prestação de contas da SEGOV;

Buscar soluções tecnológicas para auxiliar a fiscalização na execução e consequente emissão de pareceres (análise técnica) de forma a reduzir o passivo das análises das contas;

Possibilitar o registro em sistema das principais ressalvas de prestação de contas para que sejam tomadas providências como a elaboração de material técnico ou capacitação;