Desafio Hub MG e Seed Gov:
4: Como podemos facilitar o atendimento ao cidadão, mutuário da Cohab Minas, no pedido de escritura de sua casa?

Início 23/10/2022
| Fim 21/11/2022

descrição

A Cohab Minas construiu em sua história mais de 1.300 conjuntos habitacionais em mais de 600 municípios mineiros, totalizando mais de 130 mil unidades em todo o estado. Tão importante quanto a entrega das chaves de uma casa é a entrega do título de propriedade / escritura do imóvel. A Gerência de Habitação da Companhia, por meio do Setor de Escrituras, tem um universo estimado atualmente em mais de 30 mil contratos pendentes de outorga do documento final, o que carece de procedimentos mais céleres e modernos, como um sistema para cadastro de demandas e envio de documentos.

O atendimento atual se dá por meio de atendimento presencial somente na sede da Cohab Minas (que não possui mais escritórios regionais como antigamente) e por e-mail ou correios, uma vez que, conforme dito, são cidadãos de mais de 600 municípios mineiros que tentam de alguma forma contato com a Cohab Minas buscando orientação e atendimento.

A Companhia, por força de lei, desempenha quase que um dos papéis de um cartório de notas (emissão de escrituras), devendo zelar pela segurança jurídica na análise e elaboração de uma escritura, outorgando o instrumento com a transferência da propriedade para a pessoa certa.

Atualmente existe muita demanda no pedido de escrituras por parte dos moradores, prefeituras e demais interessados, carecendo de um sistema capaz de gerar protocolo, ordenar as demandas por cronologia de pedidos, gerar relatórios e, principalmente, receber documentos de forma virtual em plataforma com capacidade de armazenamento de informações.

É necessário um sistema que seja capaz de ser interligado com a base de dados da Companhia, capaz de iniciar e fornecer como alternativo um atendimento com abertura de chamado, esclarecimentos gerais, passo a passo do processo, geração de protocolo, ordenação cronológica das demandas, controle gerencial por relatórios, indicação de alertas e atrasos, e principalmente capaz de recepcionar digitalmente, dados, documentos ou fotografias de documentos que permitam análise pelos técnicos lotados na sede da Companhia em Belo Horizonte, com possibilidade, inclusive, de interação entre o atendente e o solicitante.

Atualmente a Cohab Minas possui o sistema (SGH) que fornece o número do contrato, dados do promitente comprador e dados do imóvel este sistema alimenta o SE (sistema de escrituras) que armazena informações do mutuário e realiza a tramitação dos documentos dentro da Cohab Minas. Estas informações são recebidas pelos chamados recebidos do Cohab Atende, Cohab Mais Perto, envio recebidos pelo correio e presencialmente na CIA. Necessitamos de uma solução que unifique os sistemas e tenha direcionamento para as atividades fim, otimizando o fluxo das informações e extinguindo os gargalos, demonstrando para o mutuário o status das solicitações através do número de contrato para que possamos reduzir o número de chamados informando os períodos de avaliação dos documentos, dando feedback das inconformidades, inclusão de POP que oriente o mutuário como realizar o upload dos documentos necessários criando campos específicos dos mesmo sendo necessário colocar o número referente ao que se pede.

Para os mutuários que não tiverem acesso à internet, disponibilizar um número voip 0800 onde os mesmos consigam realizar um pré- cadastro e oriente a procura de um núcleo do Cohab Mais Perto que seja finalizado sua solicitação.

O atendimento é feito presencialmente na sede da COHAB Minas, por não existir escritórios regionais, as informações são recebidas por e-mail ou correio e não possuem um canal direto que suporte a demanda atual. O acúmulo de serviço gerado pelos 600 municípios que tentam contato com a COHAB Minas gera insatisfação aos mutuários por não possuírem um sistema que absorva essa demanda.



Benefícios esperados:

Modernizar e aumentar a eficiência do processo de elaboração e entrega de escrituras por meio da informatização dos processos;

Aprimorar o atendimento e os trâmites dos processos de recepção e envio das escrituras para assinatura, agregando transparência, isonomia no atendimento e agilidade nas diversas fases de seus fluxos;

Facilitar a consulta aos processos de escrituras por parte dos interessados e dos servidores por meio de protocolo e consulta de status da análise, além de retornos e pedidos de documentação complementar;

Substituir gradativamente os processos físicos, diminuindo perdas e desvios, convertendo o arquivo físico por um arquivo digital;

Aumentar sobremaneira a produtividade e possibilidade de emissão de maior número de escrituras para assinatura pelos cidadãos interessados;

Num cenário mais que fantástico, tentar alinhar com o CORI-MG – Colégio dos Registradores Imobiliários do Estado de Minas Gerais, a integração do sistema a possibilidade de recepção da escritura em formato digital para registro.