Desafio Hub MG e Seed Gov:
20: Como gerenciar documentos e processos eletrônicos, promovendo a eficiência administrativa, em consonância com o Processo Eletrônico Nacional?

Início 23/10/2022
| Fim 21/11/2022

descrição

O desafio é tornar eletrônica e digital a gestão de documentos dos processos da empresa. Prioritariamente gerir os documentos do Processo de Compras, que hoje está assim representado: Solicitação e justificativa da Necessidade → Pesquisa de preço → Definição da Modalidade de compra → Análise Jurídica → Elaboração do Processo Licitatório → Elaboração de Contrato/Ata → Homologação/aprovação das autoridades competentes → Execução do objeto.

Processo de Gestão de documentos dos processos

Não existe mitigação alguma. Toda a documentação dos processos é operacional, incluindo o processo de compras, e possui documentação física do início ao fim do ciclo de vida do processo. Ou seja, desde a solicitação e justificativa da necessidade, passando por todo o processo licitatório até a execução do objeto são documentados fisicamente e arquivados na empresa.

O cenário ideal é uma gestão de documentos dos processos (não somente compras) totalmente eletrônica e digital. Integrando os processos da empresa, gerando assinaturas eletrônicas, dando transparência e possibilidade de verificar o status de cada um deles online. Através de um workflow seria medido o Lead time de cada processo, aumentando o nível de transparência e economicidade, na busca de maior agilidade, maior desburocratização, e digitalização da empresa (eliminação de papéis).

Benefícios esperados:

Gestão de documentos dos processos

Modernizar e aumentar a eficiência, e a efetividade dos processos da empresa;

Ganhar maior agilidade e flexibilidade por meio da informatização dos processos;

Maior transparência e celeridade nos processos;

Maior controle do status de cada processo (workflow);

Maior economicidade e segurança, gerando menor risco de perda, dano ou extravio de documentos;

Possibilidade de acompanhamento dos processos online e assinaturas digitais dos documentos inerentes nesses processos;

Aumento da produtividade do processo e da mão de obra;

Ampliação da sustentabilidade da empresa;

Maior rastreabilidade e agilidade de consulta;

Maior mobilidade na execução das tarefas.